鄂尔多斯市教育局档案管理制度

一、综合档案管理职责

（一）按照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。

（二）拟定局档案工作计划和工作制度。

（三）负责组织每年文书立卷、归档工作。

（四）统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

（五）按规定向市档案馆移交应进馆的档案，接收局直属撤销单位的档案。

（六）负责收集与局业务有关的资料。

（七）办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（八）协同有关科室对基层单位的档案工作进行业务指导和督促检查。

二、综合档案管理范围

凡属局各科室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事科管理。业务档案由各业务科室按归档要求收集、整理、装订成册、编好目录，将档案交综合档案室管理。财会档案由计财科、办公室按归档要求收集、整理、装订成册交综合档案室管理。

三、文件材料归档

（一）本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录音、录像带和各种专业性文件）必须及时立卷归档，以保存市教育局的历史面貌。

（二）归档的基本要求

⒈归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌；

⒉归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。

（三）归档时间

⒈党委、政府的文书立卷和各业务科室的业务档案，应于次年第二季度归档完毕。

⒉基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

⒊设备文件材料应于设备开箱时验收登记，待设备安装调试或投入使用后三个月交档案室归档。

⒋财会档案由财务部门整理立卷后，按2000年7月1日实施的《会计法》规定，在财务部门保管一年后移交综合档案室。

⒌声像档案自形成一个月内交档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明，包括时间、地点、人物、职务、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词。

（四）归档份数，党政文件一般归档三份，两份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可适当增加归档份数。

四、人事档案

（一）人事档案的建立

    1.人事科主要负责管理教育系统职工档案、负责收集、整理、保管、利用、转递等工作。

    2.档案管理人员，应严格执行中组部《关于干部档案材料收集、归档暂行规定》，经常收集教育系统职工的档案材料，包括职称、工资、考核、学历学位、加入有关的党派等材料，及时补充归档。

    3.人事科对收集的各类归档材料，要建立《收集材料登记薄》，及时登记归档，以防遗失。

    （二）人事档案的转递

    1.调出人员的档案及时清点档案材料、整理装订，根据调配、任免通知书转递手续。

    2.接收调入人员的档案，要做到仔细查看单位、姓名、职务是否相符，档案内容是否与档案转递单位开列的项目相符，档案材料是否齐全，整理装订是否符合要求。

五、电子档案

局各科室和党、政、工、团组织通过计算机形成的文件、资料和上级部门通过网络、政务专网传输的文件、资料均形成电子档案。

六、档案的管理

（一）市教育局的全部档案为一个全宗，全宗内档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，例如类和编号的方法要便于保管和使用。

（二）建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工作和业务活动计划、基建工作计划，列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。

（三）电子档案实行统一编号、统一登记。根据文件内容在文件名中标明密级、类别，便于识别和管理。建立并保留电子档案的创建、复制、删除等相关记录。规范电子档案的复制和传递。涉密电子档案必须在涉密信息系统中存储、处理、复制和传递，涉密电子档案要严格按照同等密级纸质文件的有关规定进行。

七、加强档案的保护工作

改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。

（一）根据国家和同级档案行政管理机关的规定，拟定档案保管期限表，为文书立卷和档案鉴定提供依据。

（二）档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务科室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。

（三）销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。

（四）档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向市档案馆移交并办好移交手续。

（五）档案收进、移出都应登记入册，并按上级要求，报送档案工作情况统计表。

（六）采用加密、物理隔离等技术手段对电子档案的存储、传输进行保护。

八、档案的利用

积极配合局机关工作中心任务，及时做好档案提供利用，并根据使用的需要，编制检索工具和参考资料。

    （一）档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。

    （二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。

    （三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。

    （四）档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过一周，如继续借阅，须另行办理续借手续。