鄂尔多斯市教育局公文处理办法

 

为确保鄂尔多斯市教育局机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日印发）和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），制定本办法。

一、公文用纸幅面尺寸及版面、印制装订要求

（一）幅面尺寸，公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

（二）页边与版心尺寸，公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

（三）字体和字号，如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

（四）行数和字数，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

（五）文字的颜色，如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（六）印制装订要求。

1.印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

2.装订要求：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

二、公文格式

（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。

1.份号，如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度，如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。用蒙汉两种文字，蒙文在上，汉文在下。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。鄂尔多斯市教育局党委文件字号为鄂教党发〔2013〕X号，鄂尔多斯市教育局文件字号为鄂教字〔2013〕X号（上行文）、鄂教发〔2013〕X号（下行文，按照《党政机关公文处理工作条例》规定上下行文头已经统一）。鄂尔多斯市教育局函的发文字号为鄂教函〔2013〕X号（平行文）。联合行文的发文字号只用主办机关的字号。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人，上行文需标识签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线，发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

1.标题，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文，公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章。

（1）加盖印章的公文。

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文。

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（3）加盖签发人签名章的公文。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（4）成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（5）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注，如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记，包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

1.版记中的分隔线，版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（四）页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（五）公文中的横排表格，A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

三、公文种类

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。

四、行文规则

（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。鄂尔多斯市教育局行文范围，一般上行文范围为自治区教育厅，鄂尔多斯市委（包括组织部、宣传部、统战部、政法委）、政府；下行文范围为各旗区教育（教体）局、市直教育系统各单位；平行文范围为各旗区人民政府，康巴什新区管委会，市委、政府各办、局等。

（二）向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.市教育局向自治区教育厅请示、报告重大事项，应当经市委、政府同意或者授权；属于职权范围内的事项应当直接报送教育厅。

3.下级机关的请示事项，如需以市教育局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

6.不符合行文规则的上报公文，市教育局可将文件退回下级呈报机关。退回3次以上（包括3次），将在教育系统内部进行通报批评。

（三）向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）精简各类文件。

1.凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不制发文件。能以其它方式协调解决问题的，不发文件。现行文件规定仍然适用，或与已发文件内容雷同或相近的，不再重复发文。已开会部署并明确工作任务的，不再印发文件（不含会议纪要）。能通过信息网络和内部刊物发布的事项，不再印发文件。已标注公开发布或通过媒体公开发布的文件，不再下发纸质文件。会议上原则不印发正式文件。

2.国家、自治区及我市各级党委、政府及有关部门发布的文件，没有明确要求制定具体实施意见的，按上级文件精神抓好贯彻落实，市教育局原则上不印发对应文件。确需印发文件的，必须根据教育系统实际，提出具体的贯彻意见和落实措施，杜绝照搬照抄、层层转发。

3.未经市委、市政府批准，市教育局及所属二级单位不得向旗区党委、政府下发指令性公文或提出指令性要求，也不得要求旗区党委、政府报文。需要旗区党委、政府知晓的，可以抄送旗区党委、政府。

五、公文处理

（一）公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1.公文起草应当做到：

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（4）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，字号用圆括号括住。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（6）必须使用国家法定计量单位，长度单位用米、千米（公里）等，质（重）量单位用吨、千克（公斤）等，时间用秒、分、时、日（天）、周、月、年等，体积用升等。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，简称要规范或约定俗成。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（8）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（9）时间表述要避免用“今年”、“明年”等代名词，年份一律用全数，如“2008年”，不用“08年”表示。

（10）除综合性大型文件材料由办公室拟稿外（相关科室提供材料），其他业务性的文件材料均由科室拟稿，办公室核稿。

（11）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

2.市教育局公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（6）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位（科室）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位（科室）修改后重新报送。

3.公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

4.公文正式印制前，科室要认真校对主要内容、数据等并签字，后送办公室复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文的装订由科室负责完成，办公室负责发文及登记。

5.正式印制装订好的公文（3份）及发文底稿要及时送至教育局办公室存档，其中发文稿纸有关内容必须认真填写，特别是有关人员的签字不能疏漏。

（二）收文办理，收文程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。收文处理要注意以下几点：

1.收文登记项目一般包括收文日期、收文编号、来文机关、来文文号、文件标题、份数、承办单位签收、处理情况、归档情况等。

2.拟办，由办公室负责人对所收文件在办理中可能涉及的工作事项、问题以及由谁或哪一部门办理，如何办理等提出初步拟办意见，供领导批示时参考。

3.批办，局领导对文件应如何处理所作的批示。批示要明确，写上姓名和时间。

4.承办，一是对文件所涉及的工作问题的具体执行和办理；二是某些来文的复文，如批复、复函等，承办应注意以下几点。

（1）经领导批办的文件根据领导的意图、批示的意见具体办理。

（2）未经批办的文件，可遵循有关政策规定和以前的惯例，酌情办理；拿不准的,要先考虑执行方案或计划，经领导审查同意后办理。

（3）联合承办的文件,主办部门要主动做好协调工作，协办部门积极配合，不能互相推诿。

（4）承办任务多时，要分轻重缓急，保证紧要文件优先处理。

（5）紧急公文应当明确办理时限。

（6）承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（7）已处理完毕的文件要及时清理，防止积压，并交至办公室。

（8）承办期限为：特急件、急件按要求办理，一般文件不超过1周。

5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（三）规范文件报送和办理。

1.市直属教育系统各单位不得多头报文，属于党委（总支、支部）职权范围内的工作，以单位（学校）党委（总支、支部）名义报市教育局党委；属于政府（行政）职权范围内的工作，以单位（学校）名义报市教育局。

2.市直属教育系统各单位因工作需要确需向市委、市政府及相关部门行文的，必须通过市教育局向市委、市政府及相关部门行文，不得以本单位名义直接行文。

3.市直属教育系统各单位不得以单位（学校）或单位（学校）负责人名义（如《签报》等形式）向市委、市政府及市教育局领导同志行文。不得将报送市教育局的文件直接呈送领导同志个人。对局领导同志直接交办事项，应以单位（学校）正式文件形式报送办理情况，并在文件中说明领导同志交办时间、交办内容及交办要求，由市教育局办公室按规定程序办理。市教育局领导同志对不按规定程序报送的文件不予审签。

4.市直属教育系统各单位报送市教育局的文件，应按程序报送市教育局办公室审核办理，不得先行报送局领导签批，避免出现“文件倒签”的问题。

5.市直属教育系统各单位报送市教育局的文件，应由单位（学校）主要负责人签批。

六、公文归档

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）公文归档，应根据其相互联系、特征和保存价值以科室按期限整理立卷，保证档案的齐全、完整，能正确反映机关的主要工作情况。

（三）没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可以定期销毁，销毁文件应当进行登记，由两人监销。